LA HOJA DE CÁLCULO
CONCEPTOS FUNDAMENTALES:
o HOJA DE CÁLCULO: es una herramienta que permite realizar cálculos u operaciones matemáticas, estadísticas financieras y de tabla de base de datos. También se pueden crear y extraer gráficos de las hojas de trabajo realizadas.
o RANGO: conjunto contiguo de celdas. Se identifica mediante la localización de la esquina superior izquierda y de la esquina inferior derecha y se expresa separando ambas localizaciones con dos puntos, ejemplo (A1:C5).
o CELDA: Intersección de una columna con una fila. Cada uno de los rectángulos que forman la hoja de cálculo.
o RECÁLCULO: volver a calcular todas las fórmulas en las que aparezca un factor cuando se modifica éste.
o FÓRMULAS: conjunto de operadores y operandos que realizan una determinada operación.
o NÚMEROS: valores con los que se va a operar.
o TEXTO: cadena de caracteres.
o FÓRMULA PREDEFINIDA: formulas que forman parte de la hoja de cálculo y que realizan los cálculos de una manera más rápida y sencilla.
o LIBRO DE TRABAJO: conjunto de hojas de cálculo, gráficos y macros que se guardan bajo un mismo nombre. Cada libro puede tener hasta 256 hojas.
o ASISTENTE DE GRÁFICOS: herramienta que ayuda en la elaboración de gráficos.
TIPOS DE DATOS:
Generalmente se sigue un orden para introducir los datos: primero los rótulos, a continuación los números para el cálculo y por último las fórmulas que realicen dicho cálculo. Para introducir cualquier tipo de dato se hace lo siguiente; se selecciona la celda, se introduce el dato y se acepta pulsando intro o la marca verde de la barra de fórmulas.
Los números se alinean automáticamente a la derecha.
La formulas se introducen activando = en una casilla y a continuación introducimos la fórmula.
Tipos de datos:
§ Texto o rótulos.
§ Números.
§ Fórmulas.
§ Funciones.
§ Fechas y horas.
Las funciones pueden considerarse como herramientas disponibles para la ejecución de operaciones de una forma abreviada.
En la barra de herramientas estándar aparece el botón de auto-suma ["] , equivalente a la función [=SUMA(:)] que permite sumar de forma automática el rango de las celdas situado por encima o ala izquierda de la celda activada.
Las fechas y horas pueden ir en una misma celda archivada simultáneamente siempre y cuando ambos formatos vayan separados por un espacio en blanco.
OPERACIONES CON RANGOS.
Para mover, copiar o borrar celdas es necesario activar previamente el rango. Hay dos maneras de efectuar operaciones:
· Mediante el menú edición: eligiendo las opciones cortar, pegar, copiar y eliminar. Para mover el rango se selecciona la opción cortar del menú edición, nos situamos en la celda donde queramos ponerlo y le damos a la opción pegar del menú edición.
TRANSPONER FILAS POR COLUMNAS O COLUMNAS POR FILAS.
Algunas veces puede ocurrir que hayas escrito la información en una fila y posteriormente te des cuenta de que deberías haberla colocado en una columna o viceversa. Excel permite transponer el contenido de las filas por columnas, por medio del comando “pegado especial”
Una vez realizada la transposición debes borrar la información de las celdas originales.
PASOS:
o Seleccionas las celdas que quieres transponer.
o Hacer clic en el botón copiar
o Seleccionamos la celda superior izquierda del área donde queremos pegar que debe estar fuera del área de copia.
o Le damos a edición y a pegado especial.
o Activamos la caja transponer.
o Hacemos clic en el botón aceptar.
o Para borrar el contenido de las celdas originales las seleccionamos y le damos a la tecla suprimir.
VARIACIONES DEL ASPECTO DE UNA HOJA DE CÁLCULO.
Después de crear una hoja de cálculo se pueden introducir una seria de cambios, de manera que ésta tenga un aspecto claro y legible.
· Insertar filas y columnas.
o Seleccionamos una fila o columna.
o Elegimos el menú insertar, la opción celdas, filas o columnas. Las filas y columnas se insertan automáticamente pero las celdas hay que escoger el modo en que se desean insertar. La nueva fila se insertará por encima de la seleccionada, y las columnas a la izquierda.
· Sombrear celdas o rangos.
o Se selecciona el rango o celda.
o Elegimos formato-celdas-tramas.
o Seleccionamos el tipo de sombreado.
o Pulsamos aceptar.
· Cambiar el tamaño de las celdas:
o Es hacer las columnas más anchas o las filas más altas, para ello se selecciona formato- columna o fila-las opciones alto o ancho. Si no se selecciona un rango afecta a todo, pero solo afecta a un rango si lo hemos seleccionado previamente.
OCULTAR O MOSTRAR COLUMNAS:
Para ocultar una columna:
o Activamos una celda de la columna
o Ejecutamos formato-columna-ocultar, o bien arrastramos el separados hacia la izquierda hasta llegar al filo de la columna anterior.
Para volver a mostrar la columna ocultada: seleccionamos la fila entera y ejecutamos formato-columna mostrar. Si después de ejecutar el comando mostrar no visualizamos la columna, arrastraremos su separador hacia la derecha.
FORMATO DE CELDAS.
Cuando se empieza a trabajar en una hoja de cálculo hay que tener en cuenta el formato de los números, el tipo de letra, el realzado, etc.. Se puede trabajar en formato estandar y luego hacer las transformaciones pertinentes.
· Formatos para texto: seleccionamos el menú formato-celda y numero de dentro del cuadro de diálogo. Analizamos las opciones: números simples, datos bancarios, porcentajes, horas, fechas... Escogemos el que necesitemos y pulsamos aceptar. Si ningún formato es apropiado podemos crear uno propio pulsando la opción personalizada.
· Formato de texto o tipos de letra: seleccionamos las celdas cuyo texto queremos cambiar elegimos formato-celda-fuente. Analizamos las opciones del cuadro, tipos y tamaños de letra y de realzado (cursiva, negrita...). Elegimos el que deseemos y pulsamos aceptar.
CORRECIÓN DE ERRORES DESPUÉS DE VALIDAR LA ENTRADA.
Si después de haber validado una entrada nos damos cuenta de que hay un error, no es necesario volver a escribir la información, se puede corregir el error se la siguiente forma:
· Hacemos clic en la celda que contiene el error para activarla.
· Hacemos clic en la barra de fórmulas en la posición que contiene el error.
· Corregimos el error.
LIBRO DE TRABAJO.
Excel trabaja con un conjunto de hojas que junto con gráficos y macros forman el libro de trabajo. Con ellos se permite desarrollar tareas más avanzadas como trabajar con varias hojas al mismo tiempo o realizar gráficos estadísticos, imprimir todos los trabajos...
10. UTILIZACIÓN DE VARIAS HOJAS.
Todas las operaciones se hacen en una sola hoja de cálculo pero se pueden hacer sobre varias simultáneamente. En la parte inferior de la pantalla tenemos una serie de etiquetas en las que pone Hoja1, Hoja2... hay que situar el ratón en la que quieras activar y hacer clic en ella.
· Seleccionamos las celdas que queramos repetir en todas las hojas.
· Pulsamos edición-copiar.
· Activamos la hoja donde la vamos a copiar, seleccionamos el sitio donde la pegaremos.
· Seleccionamos edición-pegar, y aparecerá pegado en la otra hoja.
11. TIPOS DE GRÁFICOS.
Una vez creada la hoja y calculados los valores deseados, podemos representarlo gráficamente mediante un gráfico que nos ayude a visualizar los resultados.
Existen numerosos tipos de gráficos divididos en dos tipo:
· Estándar: columnas, barras, líneas, circular, dispersión, áreas, anillos, radial, superficie, burbujas, cotizaciones, cilíndrico, cónico y piramidal.
· Personalizados: áreas, 3D, barras, rústico, circular azul, columnas en gris, líneas y columnas, logaritmos, tubos, etc...
La manera de crear un gráfico es utilizar el asistente de gráficos que nos indicará encada momento la información que necesita para crearlo. Se pueden crear como parte de la hoja de cálculo o en una hoja independiente en el mismo libro de trabajo.
Los pasos son los siguientes:
selecciona los rangos que quieres representar (también texto de los ejes)
seleccionamos el asistente de gráficos.
escogemos el tipo de gráfico y pulsamos siguiente.
comprobamos que el rango es el seleccionado para la representación y pulsamos siguiente o cancelar.
aparece otro cuadro, introducimos el nombre del gráfico, de los ejes, la localización de la leyenda... pulsamos siguiente.
elegimos si queremos poner el gráfico en la misma hoja o en una hoja independiente, y pulsamos terminar.
Estructura De Una Hoja De Calculo
1. Botones de Control
2. Barra de Menú
3. Barra de Herramientas Estándar
4. Barra de Formato
5. Barra de Fórmulas
6. Columna7. Fila
8. Barra de Dibujo
9. Barra de Desplazamiento10. Barra de Estado
11. Hojas del Libro
12. Gráfico Hecho con los datos de la tabla
2. Barra de Menú
3. Barra de Herramientas Estándar
4. Barra de Formato
5. Barra de Fórmulas
6. Columna7. Fila
8. Barra de Dibujo
9. Barra de Desplazamiento10. Barra de Estado
11. Hojas del Libro
12. Gráfico Hecho con los datos de la tabla
Información general sobre protección de elementos de la hoja de cálculo o el libro
Cuando comparte una hoja de cálculo con otros usuarios, es posible que desee proteger los datos en elementos de la hoja de cálculo o del libro específicos para evitar que se modifiquen. También puede especificar una contraseña que los usuarios deberán ingresar para modificar elementos de la hoja de cálculo o del libro específicos y protegidos. Además, puede evitar que los usuarios cambien la estructura de una hoja de cálculo.
Proteger elementos de la hoja de cálculo
De manera predeterminada, al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos podrán modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.
Usar una contraseña para controlar el acceso a elementos protegidos
Cuando se protege un libro o una hoja de cálculo mediante el bloqueo de sus elementos, no es obligatorio incluir una contraseña para editar los elementos que no están bloqueados. En este contexto, la contraseña solo sirve para permitir el acceso a determinados usuarios e impedir que otros realicen cambios. Este nivel de protección con contraseña no asegura que todos los datos confidenciales del libro estén protegidos. Para lograr una seguridad óptima, debe proteger el propio libro con una contraseña para impedir los accesos no autorizados.
Proteger la estructura y las ventanas de un libro
Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas de hoja de cálculo. La protección de la estructura o las ventanas del libro se aplica a todo el libro.
Proteger elementos de la hoja de cálculo
1. Seleccione la hoja de cálculo que desea proteger.
2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.
3. En la ficha Protección, desactive la casilla de verificación Bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:
1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.
6. En la ficha Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
1. Mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada objeto gráfico que desee desbloquear.
Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato.
Sugerencia Puede usar también el comando Ir a para seleccionar rápidamente todos los objetos gráficos de una hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a. Haga clic en Especial y, a continuación, en Objetos.
2. En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo
3. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificación Bloqueado y, si aparece, active la casilla de verificación Bloquear texto.
Nota No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.
5. En el grupo Cambios de la ficha Revisión, haga clic en Proteger hoja.
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